أود أن أتحدث عن التحديات التي يواجهها الكتاب غير التقنيين عندما يُطلب منهم إنشاء توثيق. كمستشار للتحسين المستمر، لاحظت أن العديد من عملائي يحبون نتائج الإنتاج الرشيد والتحسين المستمر، لكنهم يجدون أن التوثيق مهمة شاقة. أحيانًا، لم يسبق لهم العمل مع التوثيق ولا يعرفون من أين يبدأون. هذا يتطلب تعلم مجموعة جديدة من المهارات. الوقت أيضًا يمثل عقبة. إذا كان الفريق يعمل على مشروع ذو موعد نهائي ضيق، قد لا يرغبون في التعامل مع التوثيق عندما يكونون مركزين على المُسلَّمات. الحصول على القبول يمكن أن يكون مشكلة أيضًا. من الصعب الحصول على موافقة أصحاب المصلحة على التوثيق إذا لم يفهموا القيمة التي يقدمها.

لقد وضعت أربع نصائح للتغلب على هذه التحديات:

1. القضاء على الحاجة: إذا كان المنتج أو الخدمة غير ضروريين أو نادر الاستخدام، فلا داعي لتوثيقه. من خلال إزالة الهدر، يمكنك تقليل كمية التوثيق التي تحتاج إلى إنشائها.

2. أظهر، لا تحكي: بدلاً من كتابة تعليمات طويلة، فكر في استخدام الصور، الفيديوهات، أو العروض التفاعلية. هذا النهج أكثر جذبًا وسهولة في الفهم.

3. استهدف القيمة: أعط الأولوية للتوثيق الذي يقدم أعلى قيمة للمستخدمين. من خلال التركيز على التفاعلات التي لها أكبر تأثير، يمكنك ضمان أن توثيقك ذو صلة وفعال.

4. اجعله طبيعيًا أو لا تفعله على الإطلاق: إذا لم يكن التوثيق جزءًا لا يتجزأ من عمل فريقك، فمن المحتمل أن يصبح قديمًا بسرعة. شارك الجميع في عملية التوثيق، شجع على التحديثات الدورية، واستخدم أدوات الإدارة البصرية للحفاظ على سهولة الوصول إلى الوثائق وصلتها بالموضوع.

تذكر، الهدف هو إنشاء توثيق يُستخدم ويُقدر من قبل فريقك وعملائك.

احجز موعد الآن!